materiały partnera
Przepisy umożliwiają obecnie składanie szeregu wniosków pracowniczych oraz przekazywanie informacji przez pracodawcę w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja pracownicza prowadzona elektronicznie jest równoważna z dokumentacją papierową. Przy przenoszeniu dokumentów papierowych do e-teczki trzeba natomiast zachować wymogi dotyczące odwzorowania cyfrowego, jego jakości oraz odpowiedniego uwierzytelnienia.
Organizacje najczęściej napotykają trudności w zakresie prawidłowej indeksacji dokumentów, wykorzystania funkcji systemowych wspierających zarządzanie okresami przechowywania akt oraz konfiguracji uprawnień dostępu. Brak precyzyjnego przypisywania skanów do części A, B, C, D lub E teczki osobowej prowadzi do niekompletności dokumentacji. Równie istotna pozostaje procedura potwierdzania zgodności skanu z oryginałem oraz integracja e-teczki z platformami składania kwalifikowanych podpisów elektronicznych.
Skuteczne wdrożenie obejmuje audyt istniejącej dokumentacji, wybór systemu obsługującego metadane, funkcje wspierające zarządzanie okresami przechowywania oraz raportowanie kompletności teczek, a także ustalenie procedury digitalizacji akt historycznych. Systemy prezentowane przez Digital HR - w tym rozwiązania partnerów - umożliwiają centralizację akt osobowych, szybkie wyszukiwanie dokumentów oraz ułatwiają prowadzenie dokumentacji zgodnie z wymaganiami prawa pracy i zasadami ochrony danych osobowych.
Regularne aktualizacje prawne, praktyczne webinary oraz konferencja Digital HR 2026 dostarczają doświadczeń firm, które już przeprowadziły elektronizację dokumentacji pracowniczej. Eksperci omawiają zarówno aspekty prawne, jak i konkretne konfiguracje systemów e-teczek oraz platform e-podpisów.
Chcesz wdrożyć e-teczkę zgodnie z obowiązującymi przepisami i uniknąć błędów formalnych? Sprawdź aktualne materiały oraz systemy partnerów na Digital HR i zarezerwuj miejsce na konferencji Digital HR 2026.
Przejrzystość wynagrodzeń nie sprowadza się do publikowania widełek w ogłoszeniach. Dyrektywa 2023/970 wzmacnia zasadę równego wynagradzania kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, a pracodawcom stawia konkretne wymagania dotyczące kryteriów płacowych, dostępu do informacji i raportowania. Zespół PraktyczneSzkolenia.com prowadzi w tym obszarze warsztaty poświęcone tworzeniu transparentnych systemów wynagrodzeń. Dzięki ich wsparciu działy HR i Compensation & Benefits mogą już teraz porządkować zasady wartościowania stanowisk, poziomy wynagrodzeń i sposób komunikacji z pracownikami. Uczestnicy szkoleń pracują na aktualnych przepisach i praktycznych przykładach, dzięki czemu łatwiej przełożyć nowe wymagania na rozwiązania możliwe do zastosowania w firmie. Program szkolenia pozwala uaktualnić najważniejsze elementy systemu wynagrodzeń jeszcze przed wdrożeniem nowych obowiązków.
Dyrektywa przewiduje m.in. dostęp pracowników do informacji o kryteriach ustalania wynagrodzeń i progresji płac. Pracownik będzie mógł również wystąpić o informacje dotyczące własnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów płac, z podziałem na płeć, dla osób wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Zmiany dotyczą także rekrutacji. Kandydat powinien otrzymać informację o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale na takim etapie, aby mógł świadomie prowadzić negocjacje płacowe. Pracodawca nie powinien też pytać o historię wynagrodzeń. W praktyce trzeba więc przejrzeć nie tylko siatkę płac, ale także ogłoszenia, procedury rekrutacyjne oraz sposób przygotowywania ofert dla kandydatów.
Jednym z najważniejszych zadań jest uporządkowanie stanowisk i ustalenie, które role można uznać za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Potrzebne są jasne kryteria, odnoszące się m.in. do kompetencji, odpowiedzialności, wysiłku i warunków wykonywania pracy. Na tej podstawie można tworzyć poziomy zaszeregowania, przedziały wynagrodzeń i reguły przechodzenia między nimi. Jeżeli na podobnych stanowiskach występują wyraźne różnice płacowe, HR powinien potrafić wskazać ich obiektywne przyczyny. To samo dotyczy premii, dodatków i podwyżek. Zasady ich przyznawania powinny być zrozumiałe i stosowane w podobny sposób wobec osób znajdujących się w porównywalnej sytuacji. Transparentność wynagrodzeń nie oznacza ujawniania indywidualnych pensji wszystkim pracownikom. Chodzi przede wszystkim o uporządkowanie reguł, według których wynagrodzenia są ustalane i zmieniane.
Warsztaty Praktycznych Szkoleń poświęcone transparentnym systemom wynagrodzeń obejmują obowiązki informacyjne, raportowanie luki płacowej, dostęp pracowników do informacji oraz przygotowanie organizacji do nowych zasad. Zajęcia prowadzą eksperci zajmujący się prawem pracy i wynagrodzeniami, a uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe oraz omawiają praktyczne problemy związane z wdrożeniem zmian.
Jeżeli w firmie funkcjonują historyczne widełki, niespójne poziomy stanowisk albo uznaniowe zasady podwyżek, warto uporządkować je przed wprowadzeniem kolejnych obowiązków. Sprawdź aktualne szkolenia Praktycznych Szkoleń i przygotuj system wynagrodzeń tak, aby jego zasady były czytelne zarówno dla HR, jak i dla pracowników.
